Dateien löschen / Löschpflicht

Erstellt von István Hadnagy, Geändert am Wed, 24 Apr 2024 um 12:50 PM von Alexander Zöllner

Bitte beachten Sie folgenden Hinweis
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, sind die Tachographen- und Fahrerkarten Dateien (DDD Dateien) zu löschen. Dieses Löschen obliegt ihrer Verantwortung.
Sie haben die Möglichkeit, unter Einstellungen die termingerechte Löschung zu automatisieren.
Grundsätzlich gilt, daß Dateien nach einem Jahr (12 Monate) gelöscht werden müssen. Es gibt aber Ausnahmen zum Beispiel für Dateien, die für die Lohnbuchhaltung oder steuerrechtlich relevant sind. Für die für Sie zutreffende Aufbewahrungspflicht, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater, oder fragen Sie einen anderen Spezialisten.

Zusätzlich möchten wir darauf hinweisen, dass, falls innerhalb von 3 Monaten nach Ihrer Registrierung keine individuellen Einstellungen vorgenommen werden, automatisch Standardwerte festgelegt werden. Diese Standardwerte betragen 15 Monate für aktuelle Dateien und 7 Tage für veraltete Dateien.

Dem ersten Benutzer (Admin) eines Unternehmens wird die folgende Meldung solange angezeigt, bis die mit der Löschung (Löschpflicht) verbundenen Werte in den Einstellungen festgelegt sind:

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Sobald die beiden untenstehenden Werte eingegeben wurden, verschwindet die Meldung und die eingestellte Löschautomatisierung greift:

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Weitere Bemerkungen:

- Der Mindestwert, der in das Feld Dateien automatisch löschen nach: x Monate eingegeben werden kann, beträgt 12 Monate.

- Grundsätzlich gilt, dass Dateien, die als Nachweis der Lenk- & Ruhezeiten dienen, nach einem Jahr (12 Monate) gelöscht werden müssen. Wenn Sie die Dateien jedoch für den Nachweis der Arbeitszeit oder für buchhalterische bzw. steuerliche Zwecke verwenden, gelten andere Fristen. Klären Sie die für Sie zutreffende Aufbewahrungspflicht, bevor Dateien gelöscht werden. Fragen Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter bzw. Spezialisten oder auch Ihren Steuerberater. Natürlich können Sie alle Dateien exportieren und auch anderweitig speichern.

- Bezüglich des Feldes Alte Dateien automatisch löschen nach: x Tage - es geht um die Löschung von Dateien, die alt sind (Aufbewahrungspflicht abgelaufen) und z.B. für Auswertungszwecke hochgeladen wurden. Sie können hier festlegen, nach wie vielen Tagen diese gelöscht werden.